Faq amministrazione

Quando è obbligatorio nominare l’amministratore?

Quando i condomini sono più di otto.

Chi è l’amministratore?

Persona fisica o giuridica (società) votata a maggioranza dai condomini.

Che qualifiche deve avere l’amministratore?

Secondo le modifiche apportate dalla Legge n. 220/2012, in vigore dal 18 giugno 2013, l’amministratore deve essere qualificato, con titolo di studio di diploma di scuola superiore e aver frequentato corsi di formazione iniziale e successivi corsi periodici di aggiornamento e deve possedere i requisiti per poter emettere documentazione fiscale del suo onorario.

Che competenze è meglio che abbia?

L’amministratore deve avere le competenze anche tecniche soprattutto con l’entrata in vigore della “nuova riforma del condominio” (art. 1130) poiché con l’introduzioni di nuovi obblighi e nuove responsabilità, è necessario acquisire nuove competenze. L’aspetto tecnico è di perse correlato alla necessità di compiere gli atti conservativi inerenti ai beni e alle parti comuni dell’edificio (art. 1117) quali:

fondazioni;
muri portanti, colonne, pilastri, architravi;
parti strutturali in cemento armato (antisismica);
tetto;
impianti ecc.

L’amministratore deve avere le competenze tecniche per affrontare le discussioni con gli altri professionisti in merito ai progetti di ristrutturazione e agli interventi di ordinaria e straordinaria manutenzione da effettuarsi sul fabbricato. Pensiamo soltanto alla difficoltà tecnica nel ripartire la spesa in caso si tratti di un bene comune quale la scala, oppure un lastrico solare o ancora una porzione del tetto condominiale. Solitamente gli amministratori che non hanno adeguata formazione o esperienza tecnica preferiscono incaricare un tecnico esterno con maggiori aggravi per le casse condominiali.
Ovviamente tanti sono gli aspetti tecnici da dover affrontare e non tutti di facile ed immediato riscontro, ad esempio:

impianto di centrale termica condominiale per la produzione e distribuzione dell’acqua calda da riscaldamento e dell’acqua calda sanitaria (caldaia, bruciatore, vasi di espansione); caldaie a condensazione oppure coogeneratori per la contemporanea produzione di energia elettrica;
impianto di contabilizzazione del calore (ripartitori);
impianto di sicurezza antincendio (estintori, attacchi vigili del fuoco, idranti, porte tagliafuoco, pressurizzatori, splinker);
impianto di raffrescamento;
impianto del teleriscaldamento;
impianto di sollevamento (ascensore e barriere architettoniche);
impianto idraulico generale (rete fognaria, fosse biologiche, degrassatori delle cucine, sifoni firenze, acque chiare e acque nere);
impianto di autoclave (cisterne, pompe modulanti, verifica della potabilità dell’acqua);
impianto delle pompe sommerse (per il sollevamento delle acque dai piani sotto il livello stradale) e gruppo di continuità;
impianto dei pannelli solari condominiali per la produzione dell’acqua calda sanitaria (cisterne, distribuzione, pompe e contabilizzatori dei consumi);
impianto fotovoltaico condominiale per la produzione dell’energia elettrica (allacciamento alla rete pubblica/inverter);
impianto elettrico (protezione dell’impianto con differenziali e magnetotermici);
impianto televisivo del digitale terrestre e satellitare;
impianto citofonico e di videosorveglianza;
impianto di messa a terra;
impianto automatico (cancelli motorizzati radiocomandati);
impianto d’irrigazione dei giardini (manutenzione e potatura periodica dell’area verde come piante e alberi; cura dell’arredo);
impianto di esercizio della piscina condominiale.

Una preparazione tecnica certamente facilita di molto le conoscenze delle varie problematiche condominiali, non da meno l’esperienza o la continua formazione a cui tutti gli amministratori devono attenersi.

Chi nomina l’amministratore?

L’assemblea convocata regolarmente o se l’assemblea non vi provvede, la nomina di un amministratore è fatta dall’autorità giudiziaria su ricorso di uno o più condomini o dall’amministratore dimissionario.

Quanto dura l’incarico dell’amministratore?

L’incarico di Amministratore ha durata di un anno e si intende rinnovato per ugual durata.

L’assemblea può revocare il mandato all’amministratore prima della scadenza del suo mandato?

Certamente, in via ordinaria con regolare richiesta di convocazione assembleare. Può altresì essere revocato dall’autorità giudiziaria, su ricorso di ciascun Condomino.

L’amministratore può dimettersi prima della fine del suo incarico?

L’amministratore può dimettersi in qualunque momento ma deve continuare a svolgere il suo dovere fino alla nomina ordinaria o giudiziale di un nuovo amministratore.

L’amministratore deve dare delle garanzie al condominio?

L’amministratore è tenuto a contratte polizza contro i rischi derivanti dalla propria attività.

Chi tutela i condomini contro eventuali danni causati dall’amministratore?

Se l’amministratore ha giustamente contratto polizza assicurativa contro i rischi professionali, i condomini possono richiedere all’amministratore di darne comunicazione alla propria compagnia assicurativa per ottenere il rimborso spettante. In caso contrario o per altri casi, purtroppo, i condomini si devono iniziare un’azione legale nei confronti dell’amministratore.

Quali sono i suoi obblighi?

Gli obblighi dell’amministratore sono di molto cresciuti con la modifica del settore in vigore dal giugno 2013.
In dettaglio, l’amministratore deve:

eseguire le deliberazioni dell’assemblea, convocarla annualmente per l’approvazione del rendiconto condominiale di cui all’articolo 1130-bis e curare l’osservanza del regolamento di condominio;
disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini;
riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni;
compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio;
eseguire gli adempimenti fiscali;
curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità. Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato. Nel registro di nomina e revoca dell’amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio;
fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso;
redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni.

Quali sono gli obblighi fiscali a cui deve adempiere un condominio?

L’amministratore è tenuto a gestire la fiscalità condominiale. Partendo dal presupposto che il condominio è soggetto sostituto d’imposta quindi soggetto ai seguenti obblighi:

versamento entro il 16 del mese successivo delle ritenute d’acconto delle fatture pagate;
inviare le certificazioni di avvenuto versamento delle ritenute d’acconto ai fornitori entro il 28 febbraio di ogni anno;
redigere e trasmettere in via telematica all’Agenzia delle Entrate il modello 770;
tramite la compilazione del Quadro AC, comunicare all’Anagrafe tributaria l’importo complessivo dei beni e servizi acquistati dal condominio nell’anno solare di riferimento e i dati identificativi dei relativi fornitori;
predisporre tutte le certificazioni necessarie ai condomini per le detrazioni fiscali delle opere assoggettate;
verificare la correttezza e completezza delle fatture, parcelle, note e quanto altro in conformità al DPR 633/72 e smi;
conservare per almeno 10 anni la documentazione contabile del condominio.

Cosa comprende la contabilità del condominio?

Il condominio è un soggetto privato consumatore finale di beni e servizi; non è un’attività vera e propria, non ha entrate e non ha utili. (tranne rare accezioni) I proprietari, in solido, deliberano le spese necessarie per la manutenzione e conservazione delle parti condominiali e provvedono a versare le rispettive quote.
Per la tenuta dei conti di un condominio sono necessarie competenze in materia di contabilità per la registrazione:

dei versamenti dei condomini;
delle fatture dei fornitori;
dei pagamenti ai fornitori;
delle spese su addebiti personali;
dei versamenti delle ritenute d’acconto (codici tributo);
dei pagamenti immediati (spese bancarie, scontrini, offerte sala assemblea);
dei rimborsi ai condomini;
dei crediti e delle entrate varie;
dei giroconti;
delle spese anticipate dall’amministratore;
delle spese condominiali e personali a preventivo;
dei fondi di riserva;
degli addebiti personali per bollettini, postali e interessi per rate non versate;
della tenuta dell’inventario di magazzino.

Per il corretto movimento dei debiti e dei crediti ogni registrazione è associata ad una tabella millesimale in quanto, come stabilito dagli artt. 1123, 1124, 1125, 1126 e soprattutto 1117, le spese sono ripartite in proporzione all’uso della cosa comune e quindi, per ogni registrazione, la spesa deve essere ripartita tra il gruppo di condomini che ne trae utilità, cioè paga chi può usare e non necessariamente chi è soltanto proprietario, e l’uso è potenziale; le spese delle pulizie sono a carico dell’appartamento anche se non è abitato.

Alla fine di ciascun anno l’amministratore predispone il rendiconto di gestione condominiale. In esso sono riportate le entrate e le uscite di cassa, la situazione dei crediti e debiti del condominio e di ogni condomino ed il prospetto dei conti correnti e dei fondi di riserva.

Nel caso di registrazione di una fattura, sono necessarie le seguenti 6 operazioni:

Registrazione nella contabilità del software gestionale della prima nota (movimentazione dei debiti/crediti in funzione del gruppo di condomini che trae utilità dalla fornitura di beni e/o servizi);
Registrazione nella contabilità del software gestionale della seconda nota in modalità da eseguire (movimentazione dell’uscita di cassa nel solo software gestionale);
Registrazione nella contabilità della seconda nota in modalità eseguita (operazione che si svolge con l’allineamento del software per la gestione della contabilità con l’uscita di cassa dal conto corrente bancario tramite i specifici file formato .CBI; funzione di importa ed esporta);
Registrazione in contabilità del software della ritenuta d’acconto solo quando l’uscita di cassa è avvenuta dal conto corrente bancario;
Pagamento della ritenuta d’acconto da effettuarsi entro il 16 del mese successivo (da svolgere con l’allineamento del software gestionale con il conto corrente bancario tramite file.CBI; funzione di importa/esporta);
Estrazione della quietanza (accettata o rifiutata) che nei giorni successivi al pagamento il sistema elettronico dell’Agenzia delle Entrate deposita nell’Home Banking (oppure viene depositata sul sito dell’Agenzia nell’account personale).

Le ritenute d’acconto devono essere riepilogate nel mod. 770. Tale mod. va inviato all’Agenzia delle Entrate con procedura telematica.

A quale documentazione posso accedere in qualità di condominio?

I condomini possono accedere a tutta la documentazione del condominio in possesso all’amministratore. Tranne ovviamente le comunicazione tra condomini e l’amministratore che non riguardino il condominio.

Posso avere copia della documentazione del condominio?

Ogni condomino ha diritto ad estrarre copia della documentazione condominiale previo rimborso all’amministratore del costo delle fotocopie. Nella riforma del condominio è data possibilità all’assemblea di costituire un sito internet condominiale in cui si può pubblicare la documentazione del condominio come ad esempio: bollette, fatture, contratti, estratti conto bancari, ecc..

Posso controllare, in qualità di condomino, se gli altri condomini stanno regolarmente pagando?

Per anni si è dibattuto sulla correttezza di mostrare anche agli altri condomini gli eventuali nominativi di condomini debitori. Ad oggi comunque tutto è stato chiarito. Essendo i condomini interessati al buon andamento del condominio, tenuti alla verifica del comportamento dell’amministratore, sussistendo il principio della parziarietà o pro quota delle obbligazioni condominiali, è doveroso che l’amministratore rende edotta l’assemblea, o i singoli condomini che ne facciano richiesta, sullo stato dei debiti e dei crediti del condominio. Quindi, l’amministratore è tenuto a fornire le cifre ed i nominativi dei condomini morosi ed ad attivarsi entro 180 giorni, da quando le somme si concretizzano, per il recupero delle somme spettanti al condominio.

Se il conto corrente è negativo, a chi spettano le spese accessorie?

Il conto corrente bancario condominiale non dovrebbe mai essere utilizzato oltre la disponibilità presente. Se questo dovesse succedere, come sappiamo ormai tutti, la banca potrebbe addebitare costi aggiuntivi al condominio. Questi maggior costi se dovuti al mancato incasso di quote condominiali, gli stessi possono essere ripartiti ed attribuiti in maniera proporzionale al condomino o gruppo di condomini che non ha versato le quote spettanti.

Cosa sono i millesimi?

I millesimi non è altro che il valore proporzionale che ogni unità possiede rispetto all’intero edificio.
Questo numero viene espresso in millesimi cioè 1000/1000. Tutte le spese, salvo diversa convenzione devono essere ripartire in millesimi. Per le deliberazioni si deve sempre far riferimento ai millesimi come quorum necessario per poter validare o annullare una delibera.

Tutte le spese vanno sempre ripartite utilizzando la tabella dei millesimi generale?

Le spese vanno ripartite, salvo diversa convenzione, in millesimi, ma quello che può cambiare sono i condomini a cui quella spesa può essere attribuita. Molto semplice. Se io non ho possibilità di accedere o utilizzare (godere) uno spazio condominiale, giustamente non devo partecipare alle spese per la sua manutenzione o utilizzo. Faccia un esempio. Se in un condominio ci sono due vani scala. Scala A e Scala B. Le spese di elettricità, manutenzione e pulizia della scala A non possono essere ripartite sul gruppo di condomini che abitano nella scala B. Ancor meglio, le stesse spese della scala A devono essere ripartite in modo proporzionale all’utilizzo che ciascun condomino o gruppo di condomini può farne. Altro esempio sempre per la scala A. Chi abita al secondo piano della scala A pagherà in media quasi tre volte di più i servizi rispetto a chi abita al piano terra della scala A. I condomini che abitano ai piani più alti utilizzano, quindi trae maggior beneficio e godimento, in maggior quota le scale dei condomini che abitano al piano terra. Il concetto di utilizzo non è legato al numero di accessi, discese, o quante volte accendo la luce o quanto ore sono a casa e quindi a quanto mi posso godere i servii messi a disposizione del condominio. L’utilizzo a cui si prende esempio e a cui la normativa si riferisce è ben diversa da quanto nella frase precedente è stato espresso. L’utilizzo è la possibilità che un condomino possa usufruire di un bene comune (a lui accessibili). Quindi anche se non ci abito, anche se abito al piano terra, anche se abito da solo, anche se e anche se, comunque non posso sottrarmi dal corrispondere le mie quote spettanti per il mantenimento e la conservazione del bene nonché per l’erogazione dei servizi di interesse comune.

Se c’è una perdita dal tetto del condominio, la spesa per ripararla spetta al condomino dell’ultimo piano o anche a me del piano terra?

Se la porzione di tetto interessata dall’infiltrazione copre anche il suo appartamento, Lei è tenuto a partecipare alla spesa, salvo diversa convenzione.

Cosa si intende”salvo diversa convenzione” a cui spesso il mio amministratore fa riferimento?

Il “salvo diversa convenione” è la formula che viene espressa nell’articolo 1123 del codice civile quando si esplicita la ripartizione delle spese che di norma deve essere proporzionale al valore delle singole unità ma può anche essere ripartito in modo diverso quindi “salvo diversa convenzione”. Per meglio comprendere, l’assemblea può stabilire di ripartire le spese per l’acquisto di un bene comune, ad esempio, non in millesimi ma ad unità. Oppure sussiste un atto, o un vincolo con cui si determina che certe spese possono o devono essere attribuite in modo piuttosto che a millesimi.